Establecer las normas

Cuando en una empresa, las normativa con respecto a un procedimiento, que pasa por varios departamentos, no se hace forma inequívoca y cada uno de los departamentos, pone su interpretación, tiene como resultado, que lo que le gusta a uno de ellos, no le vale al resto y viceversa.

Cuando se establece una normativa, debe hacerse contando con todos los que la van a utilizar y una vez establecida, se debe distribuir, de manera que todo el mundo, consultando el documento, sea capaz de entenderlo. En el momento en que derives la responsabilidad de la comunicación, a los departamentos que la han definido, lo estarás liando, porque cada uno, explicará el procedimiento, como él lo ha entendido, de ahí, que sea fundamental, explicarlo en un documento publicado y sobre el que todos puedan basarse.

Pero, por desgracia, no suele pasar así, de hecho, en un sólo equipo de trabajo, cada uno guarda la información como cree mejor y cuando otro del equipo, necesita esa información se las ve y se las desea, primero, para encontrarla y después, para entenderla. Lo mejor, son los sistemas de documentación centralizados y a los que todos tengan acceso, puedan buscar, etc... En nuestra opinión, tener todo en un sistema tipo wikipedia, es lo ideal, por la facilidad de uso y por la facilidad de búsqueda de la información. Y para que todo sea más fácil, sería bueno estructurar todos los artículos de la misma forma, de manera que todos sepan interpretarlos correctamente.

Si haces eso, tanto los equipos, como los departamentos, tendrán claros los procedimientos y reducirás, los tiempos de trabajo, que ocasiona, el hacer las cosas, fuera del procedimiento definido.